Visselblåsarfunktion - så skyddar du företaget och följer lagen

Har du 50 eller fler anställda? Då måste du ha en trygg visselblåsarfunktion. Det är inte bara ett lagkrav enligt Visselblåsarlagen, utan också en möjlighet att visa att du värnar om öppenhet och ansvar.

Här förklarar vi hur du skapar en visselblåsarfunktion och vilka juridiska aspekter du behöver ha i åtanke.

Vad är en visselblåsarfunktion?

En visselblåsarfunktion är en slags kanal eller process där medarbetare och andra relevanta personer kan rapportera misstankar om missförhållanden, oegentligheter eller brott inom verksamheten utan att riskera negativa påföljder.

En arbetsgivare som har 50 eller fler arbetstagare är enligt Visselblåsarlagen skyldig att ha interna visselblåsarfunktioner för rapportering och uppföljning. I vissa fall kan även extern rapportering, rapportering till myndigheter, vara aktuell, särskilt om den interna visselblåsarfunktionen är otillräcklig eller opålitlig.

Vad säger Visselblåsarlagen?

Visselblåsarlagen, ”Lag om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden”, finns till för att skydda personer som slår larm om allvarliga problem på arbetsplatsen. Det innebär att arbetstagare har rätt att rapportera allvarliga missförhållanden som hen har fått kännedom om genom jobbet utan att riskera negativa påföljder. Det betyder att du som arbetsgivare inte får straffa visselblåsaren genom att säga upp, omplacera, hota, trakassera eller ge rapportören sämre arbetsvillkor.

Om visselblåsaren ändå utsätts för negativa påföljder kan du som arbetsgivare dömas att betala skadestånd för både förlorad inkomst och kränkning. I en sådan situation är det arbetsgivaren som måste visa att den negativa påföljden inte berodde på rapporteringen.

Vem kan använda visselblåsarfunktionen?

Alla som arbetar eller har arbetat för eller med verksamheten kan rapportera missförhållanden. Lagen skyddar alltså inte bara tillsvidareanställda. Den skyddar också:

• Praktikanter
• Konsulter
• Volontärer
• Egenföretagare som gör uppdrag för verksamheten
• Styrelseledamöter
• Aktieägare
• Personer som söker jobb
• Tidigare anställda

Visselblåsarlagen omfattar en bred grupp av människor för att se till att eventuella missförhållanden verkligen kan komma fram.

Vad kan rapporteras via en visselblåsarfunktion?

Endast missförhållanden där det finns ett allmänintresse av att de avslöjas får rapporteras via visselblåsarfunktionen. Det kan handla om exempelvis:

• Brottslig verksamhet
• Korruption eller ekonomiskt fusk
• Risker för människors liv och hälsa
• Miljöbrott
• Brott mot vissa EU-regler

Privata konflikter eller rena arbetsmiljöproblem omfattas inte, om de inte också är av allmänt intresse.

Anonymitet och sekretess

Lagen kräver att den som hanterar rapporter gör det med sekretess och utan att identiteten avslöjas (undantag enligt lag).

• Visselblåsarens identitet ska skyddas.
• Uppgifter som kan kopplas till vem som rapporterat får inte röjas om inte lagen kräver det eller med uttryckligt samtycke.
• Rapportering anonymt är möjligt, men det kan göra eventuell fortsatt utredning svårare.
• Systemen måste ha tekniska och organisatoriska skydd för att hindra otillåten spridning av information.

Därför är visselblåsarfunktionen viktig även bortom lagen

Med en visselblåsarfunktion ser du inte bara till att följa lagen. Den kan även bidra till:

• Tidig upptäckt av interna problem: I många fall är missförhållanden svåra att upptäcka via vanliga kontroller. Visselblåsarfunktionen gör att du kan upptäcka varningssignaler innan problemen eskalerar.
• Ökat förtroende bland medarbetare: När dina medarbetare vet att det finns ett tryggt sätt att rapportera missförhållanden på ökar deras känsla av att bli hörda och att företaget faktiskt tar ansvar.
• Starkare varumärke och organisationskultur: En organisation som tydligt visar att den värdesätter etik och ansvar ses som mer trovärdig både internt och externt.
• Riskminskning: Utöver att uppfylla lagkrav, minimerar ni risken för sanktionsavgifter, förelägganden från myndigheter, rättsliga processer och skadeståndskrav.

Hur fungerar en visselblåsarfunktion i praktiken?

• Rapportering: Rapporten kommer in via visselblåsarfunktionen. Det är bra att många olika säkra rapporteringskanaler så att rapportören kan välja det sätt som känns tryggast. Ju fler kanaler som finns tillgängliga, desto större är sannolikheten att folk använder funktionen. Exempel på kanaler:
  •  
  • Digitalt formulär (webbportal)
  • E-post
  • Telefonnumer
  • Möte öga mot öga
  • Möjlighet att lämna in fysiska papper

• Efter rapporteringen:

• • Rapporten tas emot
  • Bekräftelse skickas till rapportören (inom rimlig tid)
  • Rapportmottagaren ställer eventuella kompletteringsfrågor
  • Utredningen startar
  • Beslut om eventuella åtgärder fattas
  • Återkoppling ges till rapportören (inom fastställda tidsramar)

• Återkoppling: Enligt lag måste rapportören få bekräftelse på mottagandet inom 7 dagar. Vidare återkoppling ska ske inom 3 månader (under särskilda omständigheter 6 månader). I återkopplingen ska rapportören få information om vilka åtgärder som genomförts eller ska genomföras. Det förutsätter dock att åtgärderna inte skyddas av sekretess eller andra lagkrav.

• Hur anonymitet säkerställs: Rapportören ska ha möjlighet att rapportera missförhållandena anonymt eller under pseudonym. Endast behöriga ska ha tillgång till systemet där alla aktiviteter loggas. Informationen som rapportören lämnar ska krypteras. Endast personer som absolut behöver veta får ta del av rapportens innehåll.

Vad ska en visselblåsarpolicy innehålla?

I samband med att du tar fram en visselblåsarfunktion behöver du även ta fram en visselblåsarpolicy. En sådan policy gör det tydligt för dina arbetstagare hur din organisation arbetar med visselblåsning och hur de ska gå till väga för att rapportera missförhållanden.

En visselblåsarpolicy ska bland annat innehålla:

Vanliga misstag

• Arbetsgivaren glömmer att informera alla om att de omfattas av visselblåsarlagen.
• Funktionen placeras organisatoriskt alltför nära ledningen, vilket riskerar att den påverkas av beroende och intressekonflikter.
• Policyn eller rutinerna är svårlästa eller tekniskt svåra att genomföra.
• Återkopplingen eller transparensen efter rapporteringen är bristfällig, vilket gör att folk tappar förtroende för hela visselblåsarprocessen.
• De tekniska säkerhetslösningar är dåliga och riskerar att läcka rapportörens identitet eller rapportens innehåll.

Viktigt att tänka på

• Gör visselblåsarfunktionen synlig och tillgänglig på intranät, hemsida, personalhandbok etc.
• Utbilda chefer och medarbetare i hur visselblåsarfunktionen fungerar. Många missar att rapportera missförhållanden för att de inte vet hur de ska gå till väga.
• Se till att återkoppla till rapportören.
• Granska och uppdatera policyn och tekniken löpande.
• Tänk på att balansen mellan anonymitet och möjligheten att utreda missförhållandena kräver att du gör vissa avvägningar. Ibland kan du kunna behöva ställa kompletterande frågor.
• Se till att rutiner har mandat och stöd i ledningen, annars blir det bara ”en policy på papper”.
• Ha tydliga regler för hantering av sekretess av känsliga uppgifter.

Vi hjälper dig att ta fram en trygg visselblåsarfunktion och visselblåsarpolicy

Vi hjälper dig att tolka lagen i och ger dig råd kring hur du bäst utformar rutiner och policys som både är juridiskt korrekta och praktiska. Vill du hellre att vi tar fram en policy åt dig? Inga problem. Vi kan skräddarsy en visselblåsarpolicy som passar din bransch, riskprofil och kultur.

Om du redan har en visselblåsarfunktion kan vi göra en helhetsgranskning där vi kontrollerar och identifierar juridiska luckor, tekniska risker och användarvänlighet.

Vi hjälper dig med rådgivning inom arbetsrätt.