Högsta förvaltningsdomstolen fastslår: Rektors Outlook-kalender inte ”register som förs fortlöpande” – behöver inte lämnas ut till tidning

Lunds universitet behöver inte lämna ut rektors, prorektors och vicerektors Outlook-kalendrar till en tidning. Det kommer Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, fram till i en dom.

De elektroniska kalendrarna förvaras visserligen på universitetet och utgör därför handlingar enligt tryckfrihetsförordningen, TF – men de är inte också upprättade där, vilket krävs för att de ska kunna betraktas som allmänna handlingar.

Tidningen ansåg att kalendrarna ska jämföras med e-postloggar och register, som är att betrakta som allmänna handlingar. HFD konstaterar dock att Outlook-kalendrarna främst är till för att underlätta tidsplanering för enskilda befattningshavare, och menar att de kan ses som en ”datalagrad skrivyta öppen för noteringar som stöd för minnet”.

Till skillnad från e-postloggar och så kallade historikfiler registreras inte händelserna vartefter de inträffar – noteringarna sorteras bara i kronologisk ordning genom kalenderns tekniska utformning. Därmed är kalendrarna inte att betrakta som register som förs fortlöpande, anser HFD och avslår därför överklagandet. Tidningen begärde först att få ta del av kalendrarna direkt hos universitetet, men fick nej både där och i Kammarrätten i Göteborg.

Vad innebär detta i praktiken?

• Tryckfrihetsförordningen (TF), en av landets fyra grundlagar, reglerar det vi kallar offentlighetsprincipen. Alla handlingar som inkommer till eller upprättas på en myndighet ska i princip kunna begäras ut av vem som helst. TF är dock inte helt uppdaterad till dagens digitala teknik, utan utgår från en tid då handlingar upprättades fysiskt. Detta skapar svårigheter i hur lagstiftningen ska tolkas, varför HFDs avgörande nu klargör hur just elektroniska kalendrar ska tolkas i förhållande till lagstiftningen.
• I princip bör du som offentliganställd vara inställd på att allt kan begäras ut, även till synes “privata” mail som inkommer till din jobbmail och ibland till och med SMS som kommer till din jobbtelefon och ibland din privata telefon, om det är jobbrelaterat.

Källa: Nyhetsbyrån Blendow Lexnova

Nils Ivars

nils.ivars@alltomjuridik.se