Betalningspåminnelse - så hanterar företag sena betalningar korrekt
När en kund inte betalar i tid kan en betalningspåminnelse vara första steget för att få in betalningen. En tydlig och korrekt hanterad påminnelse ökar chansen att kunden betalar utan att ärendet behöver gå vidare till inkasso eller domstol.
För företag handlar det om att kombinera god kundrelation med ett professionellt och juridiskt korrekt tillvägagångssätt.
Vad är en betalningspåminnelse
En betalningspåminnelse är ett meddelande till en kund om att en faktura inte har betalats i tid. Den fungerar som en vänlig men formell uppmaning om att betala innan ytterligare åtgärder vidtas. Enligt svensk lag finns ingen skyldighet att skicka betalningspåminnelse, men det är praxis i de flesta branscher – både för att ge kunden en chans att rätta till misstag och för att undvika tvist.
En betalningspåminnelse bör innehålla:
- Fakturanummer och ursprungligt belopp
- Förfallodatum och ny betalningsfrist
- Information om eventuell påminnelseavgift och dröjsmålsränta
- Betalningsinformation och kontaktuppgifter
Genom att hålla tonen saklig och tydlig kan ni påminna kunden utan att riskera relationen.
När får man skicka betalningspåminnelse
En betalningspåminnelse får skickas dagen efter förfallodatumet, om betalningen inte inkommit. Det är vanligt att skicka den 5–10 dagar efter förfallodagen för att ge kunden rimlig tid.
Om ni skickar en påminnelse får ni ta ut en påminnelseavgift på högst 60 kronor, enligt inkassolagen. Ni har också rätt att debitera dröjsmålsränta från dagen efter förfallodatumet, enligt räntelagen (1975:635).
För att undvika missförstånd bör betalningsvillkoren – inklusive avgifter och ränta – framgå tydligt redan på fakturan.
Dröjsmålsränta och avgifter
Dröjsmålsräntan beräknas enligt räntelagen som referensräntan + 8 procentenheter, om inget annat avtalats.
Exempel: Om referensräntan är 4 %, får ni ta ut 12 % dröjsmålsränta per år.
Utöver räntan kan företaget också ta ut förseningsersättning på 450 kronor vid försenad betalning från företag eller offentlig sektor, enligt lagen om betalningsvillkor vid handelstransaktioner.
Det är viktigt att beräkningarna dokumenteras korrekt för att undvika tvist om beloppet senare.
Om kunden fortfarande inte betalar
Om kunden inte betalar trots påminnelse kan ni gå vidare med ett kravbrev eller skicka ärendet till inkasso. Ett kravbrev ska tydligt informera om att ärendet kan gå vidare till inkasso eller Kronofogden om betalning inte sker.
I vissa fall kan det vara klokt att först ta kontakt med kunden för att reda ut eventuella oklarheter, särskilt vid längre kundrelationer.
Om kunden bestrider betalningen, det vill säga anser att kravet är felaktigt, kan ärendet inte skickas till inkasso utan måste lösas genom dialog eller rättslig prövning. Då kan en stämningsansökan bli nästa steg.
Förebygg sena betalningar
Det bästa sättet att slippa betalningspåminnelser är att förebygga dem. Några enkla men effektiva rutiner är:
- Ha tydliga betalningsvillkor i alla avtal och fakturor
- Skicka fakturor i god tid och följ upp förfallodagar digitalt
- Använd automatiska påminnelser i faktureringssystem
- Kommunicera tidigt med kunder som riskerar förseningar
- Dokumentera allt skriftligt – det underlättar vid eventuell tvist
Tydliga rutiner skapar trygghet både internt och gentemot kunderna.
Så hjälper Allt om Juridik företag vid krav och betalningspåminnelser
Allt om Juridik hjälper företag att hantera betalningspåminnelser och krav på ett professionellt och juridiskt säkert sätt. Våra jurister kan bistå med mallar, granskning av fakturor och rådgivning kring hur ni bäst agerar vid utebliven betalning.
Vi hjälper även till vid tvister, bestridanden och krav som riskerar att gå vidare till domstol. Med rätt rutiner sparar ni både tid och pengar – och minskar risken för kundförluster.
Vi hjälper dig med frågor inom affärsjuridik
- Trygghet i varje beslut – Vi säkerställer att du följer lagen och undviker kostsamma misstag.
- Tydliga svar utan krångel – Du får konkret rådgivning som går att agera på direkt.
- Tillgänglig expertis – Våra jurister finns till för dig - hör av dig så berättar vi mer.
Boka rådgivning
Vanliga frågor om betalningspåminnelse
Redan dagen efter förfallodatumet, men vanligt är 5–10 dagar efter.
Max 60 kronor enligt inkassolagen.
Referensräntan + 8 procentenheter om inget annat avtalats.
Nej, men det rekommenderas – det kan spara både tid och kostnader.
Nej, inte samtidigt för samma faktura.
Då bör ni pausa vidare krav och utreda grunden för bestridandet, eventuellt med juridisk hjälp.
