Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation arkiveras i sju år i den form den hade när den kom till företaget. Får ni exempelvis in material på papper ska det också arkiveras på papper och har det kommit in elektroniskt ska det arkiveras elektroniskt. Det går inte att skriva ut t.ex. elektroniska fakturor och sedan bara arkivera dem på papper – de måste även arkiveras digitalt. Som räkenskapsinformation räknas handlingar vars innehåll är av betydelse för att man ska kunna förstå bokföringssystemets uppläggning eller kunna följa en affärshändelse och förstå dess innebörd. Exempel på räkenskapsinformation är bl.a.:

· verifikationer, dvs fakturor, kvitton mm som beskriver och bekräftar affärshändelser

· bokföringsmedia, dvs alla kort, lösblad, böcker, datamedia eller andra hjälpmedel för grundbokföring, huvudbokföring, årsredovisningar och årsbokslut

· kontoplaner, manualer för bokföringsprogram, programvara för datorer och datoriserade kassaapparater

· instruktioner om redovisningsprinciper och värderingsnormer

· inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor.

Bokföringslagen ställer krav på att allt material i ett företag ska förvaras på ett betryggande sätt samt vara överskådligt, åtkomligt och i ett ordnat skick. “Betryggande” innebär att räkenskapsinformationen ska förvaras och transporteras på ett sådant sätt att det inte riskerar att förstöras eller förkomma under normala omständigheter. “Överskådligt, åtkomligt och i ordnat skick” innebär att räkenskapsinformationen ska vara lättåtkomlig och förvaras på ett överskådligt sätt.

Tanka privat bil med företagets bensinkort

Jag har en anställd som under sin sjukskrivning har tankat sin privata bil med företagets bensinkort, beloppet överstiger 8 000 kr, hur skall vi se på detta?

Arbetsdomstolen har flera gånger slagit fast att tillgreppsbrott, som riktas mot arbetsgivaren eller begås på arbetsplatsen, utgör allvarliga förseelser varigenom den anställde på ett väsentligt sätt åsidosätter sina skyldigheter, se t.ex. AD 2016 nr 64.

Genom att tanka sin privata bil med företagets bensinkort har din anställde alltså grovt åsidosatt sina åligganden mot dig som arbetsgivare. Händelsen kan därför utgöra grund för avskedande.